Posta kutusu / Bekleyen işler egzersizinde kullanılan teknikler nelerdir?

“Posta kutusu egzersizi” (Inbox Exercise / In-basket Exercise), değerlendirme merkezi (Assessment Center) uygulamalarında sıklıkla kullanılan bir yöntemdir. Katılımcının, bir yönetici ya da belirli bir pozisyonun çalışanı rolüne girerek gelen mesajları, notları, e-postaları veya belgeleri analiz edip önceliklendirme, karar alma ve problem çözme becerilerini göstermesi amaçlanır.

Bu egzersizde kullanılan yöntemler ve teknikler şunlardır:

Posta Kutusu Egzersizinde Kullanılan Teknikler

1. Acil – Önemli Matrisi (Eisenhower Matrix)

En temel ve en sık kullanılan matrikstir.Katılımcının işleri önceliklendirme biçimini ölçer.

	Acil	Acil Değil
Önemli	1. Öncelik: Hemen yapılmalı	2. Öncelik: Planlanmalı
Önemsiz	3. Öncelik: Mümkünse devredilmeli	4. Öncelik: Gözden geçirilmeli / iptal edilebilir

Amaç: Katılımcının zaman yönetimi, planlama ve stratejik düşünme becerilerini ölçmek.

2. Etkililik – Uygulanabilirlik Matrisi

Her kararın etkisi (impact) ve uygulanabilirliği (feasibility) birlikte değerlendirilir.

	Yüksek Uygulanabilirlik	Düşük Uygulanabilirlik
Yüksek Etki	Hemen uygulanmalı	Stratejik öncelik olarak planlanmalı
Düşük Etki	Gerekiyorsa yapılabilir	Göz ardı edilebilir

Amaç: Katılımcının stratejik öncelikleri belirleme ve kaynak kullanımındaki muhakemesini ölçmek.

3. Etki – Çaba Matrisi (Impact–Effort Matrix)

Genellikle proje, görev veya eylem önceliklendirmede kullanılır.Katılımcının “en az çabayla en yüksek etki” yaratan işleri seçip seçemediği gözlenir.

	Düşük Çaba	Yüksek Çaba
Yüksek Etki	Hızlı kazanç (quick win)	Stratejik yatırım
Düşük Etki	Gereksiz / ertele	Kaynak israfı

Amaç: Verimlilik ve sonuç odaklılık değerlendirmesi yapmak.

4. Yetki – Sorumluluk Matrisi (RACI Matrix)

Bazı posta kutusu egzersizlerinde katılımcının delege etme (delegation) kararları da ölçülür.Bu durumda, “kim ne yapmalı?” sorusunu belirlemek için RACI modeli kullanılır:

Rol	Açılım	Tanım
R	Responsible	Görevi fiilen yapan kişi
A	Accountable	Sonuçtan sorumlu kişi
C	Consulted	Fikri alınacak kişi
I	Informed	Bilgilendirilecek kişi

Amaç: Katılımcının ekip yönetimi, sorumluluk dağıtımı ve organizasyon becerilerini ölçmek.

5. Risk – Olasılık Matrisi (Risk Matrix)

Bazı ileri düzey egzersizlerde, alınacak kararların risk düzeyi de analiz edilir.

	Yüksek Olasılık	Düşük Olasılık
Yüksek Etki	Öncelikli müdahale	İzleme altında tut
Düşük Etki	Planlı önlem al	Kabul edilebilir risk

Amaç: Katılımcının risk farkındalığı ve kararlarının sonuçlarını öngörme yeteneğini ölçmek.

6. Karar Öncelik Matrisi (Decision Priority Matrix)

Değerlendiriciler tarafından katılımcının verdiği her karar, belirli kriterlere göre puanlanır.Kriterler genellikle şunlardır:

• Etkililik

• Zamanında karar alma

• Uygunluk

• Kaynak kullanımı

• Risk yönetimi

Bu puanlar bir matriste toplanarak genel yetkinlik profili oluşturulur.

Özet Tablo

Matris Adı	Ölçtüğü Beceriler	Kullanım Amacı
Acil–Önemli	Zaman yönetimi, önceliklendirme	Öncelikleri belirlemek
Etki–Uygulanabilirlik	Stratejik düşünme	Kararların etkisini analiz etmek
Etki–Çaba	Sonuç odaklılık	Verimli karar seçimini görmek
RACI	Delegasyon, ekip yönetimi	Görev paylaşımını ölçmek
Risk Matrisi	Risk yönetimi	Karar güvenliği değerlendirmesi
Karar Öncelik Matrisi	Genel performans	Yetkinlik profili oluşturmak